Giấy tờ quan trọng mùa lũ cần được bảo vệ theo ba lớp: bản gốc cất trong túi kín nước đặt ở chỗ cao, bản sao số lưu ở nơi an toàn có khoá, và một tờ danh mục ghi giấy tờ nào nằm ở đâu. Làm đủ ba lớp này, dù nước vào nhà hay phải sơ tán gấp, bạn vẫn còn đường lấy lại mọi thứ.
Sau mỗi mùa lũ, nhiều gia đình mất nhiều thời gian đi làm lại giấy tờ nhà đất, giấy khai sinh, văn bằng, sổ bảo hiểm. Bài này hướng dẫn chọn giấy tờ ưu tiên, cất giữ, số hoá sao cho không lộ thông tin cá nhân, xử lý giấy đã ngấm nước, và hướng đi khi phải xin cấp lại. Thủ tục cấp lại cụ thể thay đổi theo quy định, nên hãy hỏi cơ quan đã cấp hoặc bộ phận một cửa của xã, phường.
Giấy tờ nào cần ưu tiên
Không phải tờ giấy nào cũng quan trọng như nhau. Chia làm ba nhóm giúp bạn biết thứ gì phải mang theo khi sơ tán, thứ gì cất kỹ ở nhà là được.
| Nhóm | Ví dụ | Cách giữ |
|---|---|---|
| Mang theo người khi sơ tán | Thẻ căn cước của từng người, giấy khai sinh của trẻ, thẻ bảo hiểm y tế, đơn thuốc, giấy tờ xe | Túi chống nước nhỏ, đeo người hoặc bỏ túi đồ sơ tán |
| Bản gốc quý, khó làm lại | Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà, văn bằng, sổ tiết kiệm, hợp đồng quan trọng, giấy tờ thừa kế | Túi kín trong hộp nhựa có nắp, đặt chỗ cao nhất; cân nhắc mang theo nếu đi lâu |
| Giấy tờ thường | Hoá đơn, giấy bảo hành, sổ sách cũ, thư từ | Gom vào hộp, kê cao; chụp ảnh tờ nào cần |
Giấy tờ của người cao tuổi trong nhà thường nằm rải rác, có khi gói trong khăn, nhét đáy tủ. Hãy ngồi cùng ông bà gom lại từ trước mùa lũ, kể cả giấy tờ của các thế hệ trước về đất đai, nhà cửa.
Cất bản gốc chống nước đúng cách
Một túi ni lông buộc miệng chưa đủ khi nước ngập lâu. Cách cất dưới đây làm được bằng đồ dễ mua.
- Cho từng nhóm giấy tờ vào túi zip hoặc túi chống nước có khoá kéo, ép bớt không khí, dán nhãn giấy bên ngoài ghi tên nhóm.
- Bỏ các túi đó vào thêm một túi nữa, rồi đặt trong hộp nhựa có nắp kín. Hai lớp túi cộng một lớp hộp giúp chịu được nước tràn vào nhà một thời gian.
- Đặt hộp ở chỗ cao nhất trong nhà: trên gác, nóc tủ cao, kệ áp mái. Không để ở tầng trệt, gầm giường, ngăn kéo dưới.
- Không để giấy tờ chung với đồ có thể rò rỉ như chai dầu, pin cũ, hoá chất.
- Túi giấy tờ mang theo khi sơ tán nên để ngay cạnh túi đồ dự trữ, ai trong nhà cũng biết chỗ.
Với giấy tờ cần dùng thường xuyên như thẻ căn cước, giấy tờ xe, hãy đặt cố định một chỗ, dùng xong trả lại chỗ đó. Lúc vội vàng, người ta hay mất nhiều thời gian nhất vì tìm giấy tờ để sai chỗ.
Số hoá giấy tờ mà không làm lộ thông tin cá nhân
Chụp rõ cả hai mặt, đủ sáng. Mỗi giấy tờ chụp thẳng, đủ bốn góc, chữ đọc được. Với giấy nhiều trang như sổ tiết kiệm, hợp đồng, chụp đủ các trang có thông tin.
Lưu ở hai nơi tách nhau. Ví dụ một bản trong dịch vụ lưu trữ trực tuyến có mật khẩu mạnh và bật xác minh hai bước, một bản trong thẻ nhớ hoặc ổ cứng nhỏ cất cùng giấy tờ gốc hoặc gửi người thân tin cậy ở nơi khác.
Không gửi ảnh giấy tờ vào nhóm chat đông người. Ảnh căn cước, sổ đỏ, sổ tiết kiệm lọt ra ngoài có thể bị kẻ xấu dùng để lừa đảo, mạo danh. Mùa thiên tai cũng là lúc nhiều kiểu lừa đảo giả danh cứu trợ xuất hiện.
Không đưa ảnh giấy tờ vào chatbot AI. Nếu muốn nhờ AI lập danh mục, chỉ gõ tên loại giấy tờ, không chụp, không dán số căn cước, số thửa đất, số sổ tiết kiệm. AI không cần những con số đó để sắp xếp danh sách.
Bản số không thay được bản gốc. Ảnh chụp giúp bạn chứng minh mình từng có giấy tờ đó, biết số hiệu để làm thủ tục cấp lại nhanh hơn, nhưng nhiều giao dịch vẫn yêu cầu bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.
Chụp ảnh tài sản trước mùa bão lũ
Ngoài giấy tờ, ảnh chụp hiện trạng nhà và tài sản trước mùa bão là bằng chứng có ích sau thiên tai. Nếu nhà bạn có mua bảo hiểm tài sản, công ty bảo hiểm thường cần chứng cứ về tình trạng trước và sau khi thiệt hại. Nếu chính quyền thống kê thiệt hại để hỗ trợ, ảnh cũ cũng giúp việc kê khai rõ ràng hơn.
Cách làm đơn giản: đi một vòng quanh nhà, quay một đoạn video chậm qua từng phòng, nói to tên các tài sản giá trị như tủ lạnh, ti vi, máy giặt, xe máy, máy bơm, nông cụ. Chụp mặt ngoài nhà, mái, tường, sân. Với hộ kinh doanh nhỏ, chụp thêm kho hàng, kệ hàng, máy móc. Lưu cùng chỗ với bản số giấy tờ.
Nếu có hợp đồng bảo hiểm, đọc lại điều khoản xem loại thiệt hại do bão, lũ có được chi trả không, cần báo trong bao lâu, cần giấy tờ gì. Đây là việc nên làm khi trời còn yên, không phải khi nhà đã ngập. Khi có thắc mắc về quyền lợi, hỏi trực tiếp đơn vị bảo hiểm và giữ lại văn bản trả lời.
Sau khi bão lũ đi qua, trước khi dọn dẹp, chụp lại toàn bộ thiệt hại theo cùng thứ tự như video cũ: mái, tường, từng phòng, từng món đồ hỏng, vạch nước trên tường. Đồ hỏng chưa nên vứt ngay nếu còn cần cho việc giám định.
Giấy tờ đã bị ngâm nước: cứu thế nào
Giấy bị ướt không có nghĩa là mất. Việc đầu tiên là nhẹ tay: giấy ướt rất dễ rách, đừng cố tách các tờ dính vào nhau ngay. Nếu giấy bị dính bùn, có thể tráng nhẹ bằng nước sạch rồi để ráo, không chà xát.
Làm khô ở nơi thoáng gió, trong bóng râm. Đặt từng tờ lên mặt phẳng, lót giấy thấm hoặc khăn vải sạch bên dưới, thay giấy lót khi đã ướt. Tránh phơi nắng gắt, tránh sấy bằng máy sấy nóng hay để gần bếp lửa vì giấy có thể cong, phai mực, màng ép plastic có thể bị bong. Với giấy tờ có ép plastic mà nước đã vào bên trong, đừng tự cắt màng ép.
Nếu chưa thể xử lý ngay vì còn phải dọn nhà, một mẹo được dùng trong bảo quản tài liệu là cho giấy ướt vào túi kín rồi để ngăn đá tủ đông, giúp làm chậm nấm mốc cho tới khi có thời gian làm khô. Giấy đã mốc, chữ bị nhoè nặng thì nên mang tới cơ quan đã cấp để hỏi phương án xác nhận hoặc cấp lại, đừng tự tô lại chữ.
Lập tờ danh mục giấy tờ gia đình
Tờ danh mục là lớp bảo vệ thứ ba, rẻ nhất nhưng hay bị bỏ qua. Khi giấy tờ bị thất lạc, tờ này cho biết bạn từng có những gì, do cơ quan nào cấp, để đi làm lại không thiếu sót.
- Liệt kê từng giấy tờ theo người: tên loại giấy tờ, năm cấp, cơ quan cấp, nơi đang cất bản gốc, đã có ảnh chụp hay chưa.
- Với giấy tờ tài sản như nhà đất, xe, sổ tiết kiệm, ghi thêm tên người đứng tên và nơi có thể xin bản sao.
- Không cần ghi đầy đủ số hiệu nhạy cảm lên tờ danh mục; có thể ghi vài số cuối để tự nhận biết, phần còn lại đã có trong ảnh chụp lưu riêng.
- In hoặc viết tay hai bản: một bản để trong túi giấy tờ, một bản gửi người thân tin cậy ở nơi khác hoặc cất cùng thẻ nhớ.
- Cập nhật mỗi khi có giấy tờ mới, ví dụ khi con vào lớp một, khi mua xe, khi làm lại căn cước.
Chatbot AI có thể giúp kẻ bảng cho gọn. Câu lệnh mẫu: "Tạo bảng danh mục giấy tờ cho gia đình bốn người gồm các cột: người, loại giấy tờ, cơ quan cấp, nơi cất bản gốc, đã chụp ảnh chưa. Điền sẵn các loại giấy tờ thường có của một gia đình Việt Nam, để trống phần người và nơi cất." Sau đó bạn tự điền tay phần còn lại trên giấy, không gõ thông tin thật vào chatbot.
Mất giấy tờ sau lũ: hướng đi khi xin cấp lại
Thủ tục cấp lại từng loại giấy tờ có quy định riêng và có thể thay đổi. Thông tin dưới đây là hướng đi chung để bạn bắt đầu cho đúng chỗ.
- Thẻ căn cước: liên hệ cơ quan công an nơi cư trú hoặc nơi làm thủ tục cấp căn cước để được hướng dẫn cấp lại.
- Giấy khai sinh, giấy tờ hộ tịch: liên hệ bộ phận một cửa của uỷ ban nhân dân xã, phường nơi đã đăng ký để xin trích lục, bản sao.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà: liên hệ cơ quan đăng ký đất đai nơi có đất để được hướng dẫn thủ tục cấp lại khi bị mất, hư hỏng.
- Văn bằng, chứng chỉ: liên hệ trường hoặc cơ sở đã cấp để xin bản sao từ sổ gốc.
- Sổ tiết kiệm, thẻ ngân hàng: báo ngay cho ngân hàng để khoá hoặc làm lại; mang theo căn cước.
- Thẻ bảo hiểm y tế, sổ bảo hiểm xã hội: liên hệ cơ quan bảo hiểm xã hội nơi cư trú.
Sau thiên tai lớn, chính quyền địa phương thường có hướng dẫn riêng để hỗ trợ người dân làm lại giấy tờ. Hãy hỏi tổ dân phố, trưởng thôn hoặc bộ phận một cửa trước khi tự đi lại nhiều nơi. Mang theo ảnh chụp giấy tờ cũ nếu có, việc tra cứu sẽ nhanh hơn. Cảnh giác với người tự xưng làm "dịch vụ làm lại giấy tờ nhanh" thu tiền trước.
Câu hỏi thường gặp
Khi sơ tán gấp nên mang theo giấy tờ gì?
Ưu tiên thẻ căn cước của từng người, giấy khai sinh của trẻ, thẻ bảo hiểm y tế, đơn thuốc và giấy tờ xe. Giấy tờ nhà đất, sổ tiết kiệm nên cất sẵn trong túi kín nước để mang theo nếu kịp hoặc khi phải đi lâu ngày.
Chụp ảnh giấy tờ lưu trên điện thoại có an toàn không?
Có ích nhưng cần cẩn thận. Đặt khoá màn hình, lưu bản sao ở dịch vụ lưu trữ có mật khẩu mạnh và xác minh hai bước, không gửi ảnh giấy tờ vào nhóm chat đông người hay đưa vào chatbot AI.
Sổ đỏ bị ướt có còn giá trị không?
Giấy bị ướt nhưng còn đọc được thông tin thường vẫn dùng được; hãy làm khô nhẹ nhàng trong bóng râm, không sấy nóng. Nếu hư hỏng nặng, chữ nhoè, hãy liên hệ cơ quan đăng ký đất đai nơi có đất để được hướng dẫn.
Có nên sấy giấy tờ bị ướt bằng máy sấy tóc không?
Không nên dùng nhiệt cao. Sấy nóng làm giấy cong, mực phai và màng ép plastic có thể bong. Nên làm khô tự nhiên nơi thoáng gió, lót giấy thấm và thay thường xuyên; nếu chưa kịp xử lý thì để túi kín trong ngăn đá.
Mất hết giấy tờ sau lũ thì bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu từ thẻ căn cước tại cơ quan công an, vì nhiều thủ tục khác cần căn cước. Sau đó hỏi bộ phận một cửa của xã, phường về giấy tờ hộ tịch, và cơ quan đăng ký đất đai về giấy tờ nhà đất.
Có nên dùng AI để lập danh mục giấy tờ gia đình không?
Có thể, nhưng chỉ gõ tên loại giấy tờ và nơi cất, không dán số căn cước, số thửa đất, số tài khoản hay ảnh chụp giấy tờ vào chatbot. Danh mục sau đó nên in ra giấy và để cùng túi giấy tờ.